Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

DENTAFORUM TEDAVİ HİZMETLERİ TURİZM ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ

SANAYİ ve TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI



MADDE 1- AMAÇ

Kişisel verileri saklama ve imha politikası Dentaforum Tedavi Hizmetleri Turizm Özel Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (Dentaforum) tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

MADDE 2- KAPSAM

Şirket çalışanlarına, çalışan adaylarına, ürün ve hizmet alıcısı kişilere, potansiyel ürün ve hizmet alıcılarına, ziyaretçilere, tedarikçilere ve ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır.

Şirketin sahip olduğu ya da şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

MADDE 3- TANIMLAR

Alıcı grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Çalışan : Şirket personeli

Elektronik ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik olmayan ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

Hizmet sağlayıcı : Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi

İlgili kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı :Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel veri işleme envanteri :Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel verilerin işlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel nitelikli kişisel veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik imha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Şirket : Dentaforum Tedavi Hizmetleri Turizm Özel Sağlık Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (Dentaforum)

Ürün ve hizmet alıcısı : Hasta

Veri işleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri kayıt sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi

Veri sorumluları sicil bilgi sistemi : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

MADDE 4- SORUMLULUK VE GÖREVLER

Şirketin tüm çalışanları ve birimleri; kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO: 1’de gösterilmiştir.

MADDE 5- KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, şirket tarafından EK TABLO: 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir.

MADDE 6- SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Şirkette, faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar ve kanun ile ilgili mevzuat kapsamında muhafaza edilir. Bu kapsamda saklamayı gerektiren sebepler şunlardır:

  1. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,

  2. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması

  3. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması

  4. Kişisel verilerin şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması

  5. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi

  6. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması

MADDE 7- SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

Şirket aşağıdakiler dahil olmak ancak bununla sınırlı olmamak üzere, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel verilerini çeşitli amaçlarla işleyebilir:

  • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

  • Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

  • Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

  • Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

  • Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

  • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

  • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

  • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi

  • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

  • Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi

  • Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

  • Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi

  • Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • Talep / Şikayetlerin Takibi

  • Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

  • Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Ücret Politikasının Yürütülmesi

  • Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

  • Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi

  • Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

  • Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  • Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

MADDE 8- İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Kişisel veriler, aşağıdaki durumların varlığı halinde ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen şirket tarafından silinir ya da yok edilir:

  1. Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması

  2. Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması

  3. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması

  4. Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi

  5. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

MADDE 9- TEKNİK TEDBİRLER

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıdadır:

  1. Güncel anti-virüs sistemleri kullanılır

  2. Şifreleme yapılır

  3. Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişisel veriler şifrelenerek aktarılır

  4. Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır

  5. Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli yöntemler ile korunur

MADDE 10- İDARİ TEDBİRLER

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıdadır:

  1. Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik tedbirlerinin alınır

  2. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere karşı güvenliğinin sağlanır

  3. Kişisel veri içeren ortamların güvenliğinin sağlanır

  4. Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri bulunur

  5. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır

  6. Gizlilik taahhütnameleri yapılmıştır

  7. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerinin iptali yapılır

  8. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içerir

  9. Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılır

  10. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

  11. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.

MADDE 11- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle silinir.

MADDE 12- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler EK TABLO: 4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

MADDE 13- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 5’te yer alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.

MADDE 14- PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Şirket her yıl Ocak ve Haziran aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

MADDE 15- POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) olarak yayımlanır ve basılı kâğıt nüshası şirket bünyesinde saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli bölümler güncellenir.

MADDE 16- YÜRÜRLÜK

Politika, şirketin yetkilisince imza edilmesinin ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.











EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

UNVANI

BİRİMİ

GÖREVİ

Şirket sahibi

Şirket

Çalışanların politikaya uygun davranmasından sorumludur.

Şirket sahibi

Şirket

Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.

Şirket sahibi

Şirket

Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.

Şirket sahibi

Şirket

Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.





EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları

Elektronik Ortamlar

Elektronik Olmayan Ortamlar

Kişisel bilgisayarlar

Mobil Cihazlar

Yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri

Çıkarılabilir ve taşınabilir bellekler

Kağıtlar

Yazılı ve basılı ortamlar

Görsel kayıtlar

Manuel veri kayıt sistemleri





EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

Veri Kayıt Ortamı

Silinme Yöntemi

Elektronik ortam

Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel ortam

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu kişi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir medya

Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, şirket sahibi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.







EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

Veri Kayıt Ortamı

Yok Edilme Yöntemi

Fiziksel ortam

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik ya da manyetik medya

Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir







EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu

Sıra No:

Veri kategorisi

Veriyi içeren belge

SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

1

Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri

Adli sicil kaydı

İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

2

Lokasyon

Sinyal kaydı

İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

3

İletişim

Formlar, Hasta onam formu, İş sözleşmeleri

İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl

Hastadan – Veli/Vasi/Temsilci’den elde edilmesini takip eden 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

4

Kimlik

Nüfus cüzdanı örneği, Aile durum bildirimi, Vesikalık fotoğraf, Hasta onam formu, Gizlilik taahhütnameleri, İş sözleşmeleri

İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl

Hastadan – Veli/Vasi/Temsilci’den elde edilmesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

5

Mesleki deneyim

Aile durum bildirimi, Diploma ve sertifikalar,

İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

6

Finans


Aile durum bildirimi, ücret bordroları, İş sözleşmeleri

İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

7

Sağlık bilgileri


Sağlık raporu

İş ilişkisinin bitimini takiben 15 yıl /

İş sağlığı ve güvenliği nedeniyle alınan raporlarda iş ilişkisinin bitimini takiben 15 yıl / Hastadan -Veli/Vasi/Temsilci’den elde edilmesini takiben 15 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

8

Özlük

Nüfus cüzdanı örneği, Askerlik durum belgesi, özgeçmiş

İş ilişkisinin bitimini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

9

Hukuki İşlem

Hukuki Evraklar

İşlem tarihinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

10

Fiziksel mekân güvenliği

Kamera kayıtları

Elde edilmesini takiben 2 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 7 gün

11

Müşteri işlem

Dekont, Fatura, senet, makbuz

İşlemin yapılmasından itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

12

İşlem Güvenliği

Bilgi işlem programları

İşlemin yapılmasından itibaren 2 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün

13

Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Fotoğraf, film ve röntgenler

Elde edilmesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün







…./…../20…..

DENTAFORUM A.Ş.

Sayfa 10 / 10

Bize UlaşınRandevu Al
WhatsApp chat